El papel del facilitador está ganando relevancia en diferentes ámbitos, pero ¿qué implica realmente ser un facilitador? Para saber más sobre esta figura y en que consiste, os dejamos este post sobre el papel de clave del facilitador de diseño.
En este artículo, exploraremos los aspectos clave de la facilitación tanto en entornos digitales como analógicos.
Cuando pensamos en un facilitador, a menudo visualizamos a alguien que dirige, lidera y que guía. Pero en realidad es una figura que se compone de tres dimensiones, tres mentes que moldean y orientan las sesiones:
- La Mente del Arquitecto: Encargado de construir la sesión, definir las dinámicas, la estructura y seleccionar las herramientas. Este perfil es altamente analítico y meticuloso en la recopilación de información.
- La Mente del Piloto: Responsable de garantizar que la sesión transcurra sin contratiempos. Se encarga de explicar los objetivos, la agenda y cerrar la sesión de manera efectiva.
- La Mente del Guía: Posee una visión que permite que la sesión fluya naturalmente, creando un espacio para el diálogo y facilitando momentos de divergencia y convergencia.
La presencia de esta figura es crucial porque:
- Fomenta la colaboración y la interacción entre los miembros del equipo.
- Estimula la creatividad a través de diversos ejercicios y técnicas.
- Promueve la diversidad de pensamiento, creando un ambiente donde todos puedan expresarse libremente.
- Facilita la toma de decisiones utilizando herramientas visuales y técnicas de pensamiento.
Mente del arquitecto
El facilitador, como guía, es el que reúne toda la información para poder construir la dinámica y válida con el sponsor. Este es el checklist que debes de tener en cuenta.
- Reunión de información del sponsor y de los asistentes mediante la regla de los 6 why (cuando, donde, por qué, que es la sesión, cuando puede durar) saca toda la información para diseñar una buena sesión.
- Diseñar la escaleta, para saber cuando puede durar cada dinámica y lo que vas a hacer en cada una.
- Pensar en dinámicas llamadas los rompehielos que ayudan a pasar a la acción.
- Herramientas para que la sesión sea más dinámica para que la gente esté activa, que participe. Para hacerlo en digital se puede trabajar en este tipo de plataformas: mural, miro, team, Google Slides, Mentimeter, Kahoot.
- Pensar si la sesión es presencial, llevar elementos como barajas de usuarios o crea paneles inspirativos.
- Y finalmente, validar la sesión con el sponsor para que estáis alineados.
Mente de piloto
El facilitador, como piloto, es aquella que organiza la llegada de los participantes y la salida. El checklist que debemos de tener con esta mente es el siguiente.
- Asegurar los requisitos técnicos, de que la sala esté bien, etc.
- Presentación de agendas, que va a pasar, explicación de las reglas, de los objetivos y el cierre de la sesión
Pero antes de la antes de la sesión, se envía un pre-work para que la sesión con las instrucciones para que la sesión vaya más rápido.
¿Cómo podemos asegurar que los participantes contesten a los preworks?
- Tienen que ver que tiene valor para la sesión.
- Tiene que ser sencillo.
- Hazlo mediante formularios.
- Pon deadlines.
¿Cómo sé qué tipo de pre work mandar?
- Cuánto busco divergencia, menos específicas las instrucciones.
- Cuando busco la convergencia, más específicas las instrucciones.
*Este tipo de instrucciones grabadas con Loom, ayuda.
Si la sesión es en digital y se utilizan plataformas que los participantes no están familiarizados:
- Usa algún ejercicio sencillo de rompehielos para probar la plataforma.
- Dejar tiempo en la escaleta para que la gente se haga con el tablero.
- Intenta calmar a los haters analógicos para que no se frustren.
Antes de empezar la sesión, la mente del piloto explica por qué están en la sesión, el objetivo final del taller, explicar como va a ser el día y deja el espacio para preguntar.
Explica las reglas de la sesión (dos o tres) para poder definir la actitud de la dinámica y establecer unos principios para que la gente sí se los salta para poder corregirlas.
Antes del cierre haz un breve repaso de todo lo que se ha trabajado con la gente para ver si se ha llegado al objetivo y definir cuáles son los siguientes pasos.
Mente de guía
El facilitador, como guía, es aquel que lleva el equipo durante todo el proceso. Es por ello que el checklist de esta mente es el siguiente:
- Ser la referencia en el taller por si alguna persona se pierde
- Dirigir al grupo durante la sesión.
- Controlar los ánimos del grupo para poder detectar si hay bajones y hay que activar el grupo.
- Recoger el feedback.
Esta son algunas de los problemas que pueden aparecer durante las sesiones:
- Falta de participación y aburrimiento: Es posible que algunos participantes se desconecten o se aburran durante la sesión. Para abordar esto, asegúrate de mantener la energía alta mediante la interacción frecuente, como preguntas abiertas, actividades participativas y ejercicios que estimulen la creatividad.
- Desviación de la agenda: A veces, salen temáticas que hacen que se aleje del tema principal, lo que dificulta mantener el control sobre el tiempo y los objetivos. Es crucial mantenerse en el camino correcto y hacer ajustes según sea necesario para volver a enfocarse en los temas clave.
- Problemas técnicos de la plataforma: Los fallos tecnológicos son inevitables en ocasiones, pero tener un plan de respaldo puede ayudar a minimizar el impacto. Mantén una copia de tu presentación en formato PowerPoint como respaldo, y considera alternativas como Kahoot, Mentimeter o incluso una sesión de chat como medidas de contingencia.
- Ruidos e Interrupciones: El ruido de fondo, las interrupciones inesperadas o incluso problemas de conexión pueden afectar la calidad de la sesión. Trata de mitigar estos problemas estableciendo reglas claras de conducta, utilizando funciones de silencio cuando sea necesario y proporcionando orientación sobre cómo solucionar problemas técnicos menores.
Recuerda, ¡puede pasar de todo en un taller!
Lo importante es mantener la calma y encontrar soluciones prácticas sobre la marcha, como tener preparado una presentación para compartir con los participantes, tirar del chat de la reunión o intentar visualizar las dinámicas si no puedes compartir la pantalla.
Al final, la facilitación no se trata simplemente de liderar una sesión, sino de crear un espacio donde las ideas puedan fluir libremente, la colaboración pueda prosperar y los objetivos puedan alcanzarse de manera efectiva, ya sea en entornos digitales o analógicos.
Si quieres aprender más sobre como facilitar en sesiones virtuales de co creacion con tu equipo es dejamos, este post que habla de cómo potenciar la creatividad de tu equipo a través de sesiones online, que te permitirán generar y optimizar nuevas ideas de forma rápida y eficiente gracias a la cooperación de tu equipo sin barreras de espacio o tiempo.
Espero que el check list y los consejos de como afrontar las situaciones que puedan surgir durante la sesión os puedan ser de utilidad para ser un buen facilitador. ¡Conoce más sobre este rol en nuestro curso de facilitador!
